In breve: Collegare negozio online e gestionale automatizza ordini, giacenze, prezzi, clienti, fatture e incassi. Si può fare con un connettore già pronto, con un collegamento su misura o con un gestionale unico. Gli obblighi fiscali delle vendite online (corrispettivi, IVA per paese, OSS) vanno concordati con il commercialista prima di automatizzare.
Chi vende online da un po' conosce il rito: arriva un ordine e qualcuno lo ricopia nel gestionale. Poi aggiorna la giacenza e prepara la fattura. Quando gli ordini sono pochi regge. Quando crescono, gli errori e le ore perse diventano un costo vero.
Cosa conviene collegare
Ordini
L'ordine nasce nel negozio e arriva nel gestionale con cliente, righe, spedizione e pagamento. Da lì parte la preparazione. Quando il pacco esce lo stato torna al negozio con il codice di tracking e il cliente riceve l'avviso.
Giacenze e prezzi
Il magazzino aggiorna il negozio e non il contrario. Se vendi anche su marketplace e in negozio fisico il gestionale è il sistema che deve comandare le giacenze. Vedi magazzino e negozio online.
Clienti
I dati anagrafici, gli indirizzi di fatturazione e i codici fiscali o le partite IVA. Per le aziende anche codice destinatario e PEC.
Fatture e documenti fiscali
La fattura elettronica si genera dal gestionale partendo dall'ordine e viene inviata al Sistema di Interscambio. Per le vendite online verso consumatori e verso altri paesi europei gli obblighi (corrispettivi, IVA per paese di destinazione, sportello unico OSS) hanno regole proprie: condividile con il tuo commercialista prima di automatizzare.
Pagamenti e incassi
Il gestionale deve poter riconoscere quali ordini sono stati pagati e quali sono in attesa di bonifico. Meglio se l'incasso si riconcilia da solo con il gestionale.
Tre modi di costruire il collegamento
- Connettore già pronto. Esistono estensioni per i gestionali più diffusi. Costano meno di uno sviluppo dedicato ma funzionano solo nei casi previsti. Prova con ordini reali prima di fidarti.
- Collegamento su misura. Un piccolo programma che parla con le interfacce dei due sistemi e applica le tue regole. Costa di più ma segue il tuo modo di lavorare.
- Gestionale unico. Se parti da zero scegli uno strumento che nasce già collegato alla vendita online.
Come evitare i problemi tipici
- Un identificativo unico per ordine: un ordine non entra due volte.
- Un avviso quando il collegamento si ferma. Meglio un messaggio che una scoperta a fine mese.
- Ordini di prova per ogni caso particolare: spedizione estera, sconto, reso, cliente con partita IVA.
- Una regola per le eccezioni: cosa succede se un prodotto non è riconosciuto o un indirizzo è incompleto.
Da dove partire
Elenca i passaggi che oggi fai a mano ogni giorno. Collega per primo quello che costa più tempo o crea più errori. Di solito è l'ordine verso il gestionale. Poi passa alle giacenze e infine ai documenti.
Approfondimenti: integrazioni e sincronizzazioni · software gestionali su misura · IVA e vendite in Europa
Domande frequenti
Cosa conviene collegare tra negozio e gestionale?
Ordini, giacenze e prezzi, anagrafica clienti, fatture e documenti fiscali, pagamenti e incassi. Si parte da ciò che costa più tempo o crea più errori, di solito l'ordine verso il gestionale.
Quali sono i problemi tipici di un collegamento?
Ordini duplicati, collegamento che si ferma senza avvisi, eccezioni non previste (prodotto non riconosciuto, indirizzo incompleto) e casi particolari non provati.
Chi decide gli aspetti fiscali?
Il commercialista. La fatturazione elettronica, i corrispettivi e l'IVA per le vendite europee hanno regole proprie.