SICMF – Società Italiana di Chirurgia Maxillo-Facciale

Una società scientifica ha bisogno di più di un sito: soci e quote da seguire, email da preparare, verbali da scrivere e contenuti da aprire solo a chi è in regola. Abbiamo progettato e costruito il nuovo portale. Buona parte di questo lavoro passa da un assistente AI che la segreteria interroga in italiano, dentro l'amministrazione. Il portale è in preparazione.

Cosa abbiamo costruito

• Un assistente AI per segreteria e amministrazione. Si apre da ogni pagina dell'amministrazione e lavora sui dati del portale attraverso strumenti scritti da noi: soci per stato e qualifica, storico dei pagamenti, incassi dell'anno, eventi, strutture, documenti, consigli direttivi e campagne degli sponsor. Su richiesta imposta anche la bozza del verbale del direttivo o dell'assemblea.
• Il quadro del giorno. All'apertura riassume soci in regola e da rinnovare, candidature dei neospecialisti da esaminare ed eventi dei prossimi due mesi. Accanto ci sono le azioni pronte: sollecitare le quote scadute, aprire le candidature, scrivere il verbale.
• Propone e aspetta la conferma. Registra un pagamento, prepara i solleciti o un'email per un gruppo di soci, crea un consiglio direttivo da un elenco incollato, apre una campagna sponsor o pubblica una notizia nel social. Ogni modifica arriva come proposta con anteprima e parte solo quando l'operatore la conferma. Le email si possono rifinire nel compositore delle comunicazioni e le azioni confermate restano in un registro.
• I nomi dei soci restano sul server. Al servizio AI i soci arrivano come codici anonimi. L'operatore li richiama scrivendo @ e il nome e ritrova i nomi veri solo nella risposta che legge. Le chiavi del servizio sono cifrate e ogni strumento controlla i permessi di chi lo usa.
• Un copilota anche per i soci. Una versione in sola lettura cerca linee guida, consensi informati, centri ed eventi. I soci in regola hanno crediti mensili inclusi nella quota. Per ora è spenta per scelta e si accende da un'impostazione.
• Quota e accesso collegati. Chi è in regola apre i contenuti riservati. L'anno segue il calendario solare con un periodo di tolleranza fino al primo aprile. Al lancio la quota si paga con bonifico e la segreteria la registra dal pannello o dalla chat dell'assistente.
• Un social network privato. Un solo account per portale e social, gruppi per area chirurgica e dirette. I casi clinici si pubblicano con moderazione preventiva e consenso obbligatorio e dalle immagini si tolgono i metadati.
• Accesso protetto e passaggio dal vecchio sito. Autenticazione a due fattori con codice via email o con app e controllo dei permessi anche sulle richieste interne. Pagine, notizie, eventi, strutture e documenti sono ricostruiti nel nuovo portale con i reindirizzamenti.

Il nostro plus

Abbiamo tenuto i nomi dei soci fuori dal servizio AI: al servizio arrivano codici anonimi e i nomi veri ricompaiono solo nella risposta che legge l'operatore. Le regole della società (quote, qualifiche, periodo di tolleranza, casi da moderare) sono scritte in un plugin nostro pensato anche per altre società scientifiche.

Quando ha senso. Se gestisci un'associazione con soci, quote e comunicazioni ricorrenti ti serve un sistema che applichi le tue regole e un assistente che sbrighi il lavoro ripetitivo lasciando a te l'ultima parola.